Privacyverklaring voor sollicitanten

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

Future Formats B.V. helpt werkgevers bij het vinden van nieuwe collega's. Reageer je op een vacature die wij voor een werkgever uitzetten? Dan verwerken we je persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens dat zijn, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij?

Future Formats B.V.
Daan van Dijkhof 10, 5026 CJ Tilburg
KvK-nummer 66293472
Vragen over privacy: info@futureformats.nl

We werven altijd in opdracht van een werkgever. Welke werkgever dat is, staat in de vacature en in het formulier waarmee je reageert.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Future Formats B.V. is verantwoordelijk voor de advertentie, het formulier, ons sollicitatiesysteem en onze talentpool.
Wij en de werkgever samen zijn verantwoordelijk voor de werving voor de vacature waarop je reageert. We hebben afgesproken dat jij voor al je vragen en verzoeken bij ons terechtkunt, ook als ze over de werkgever gaan. Wij zorgen dat je verzoek bij de juiste partij komt.
De werkgever is zelf verantwoordelijk voor wat hij doet nadat hij je gegevens heeft ontvangen, zoals gesprekken voeren, iemand aannemen en je personeelsdossier bijhouden. De werkgever vertelt je daar zelf meer over.
Meta (Facebook en Instagram) is samen met ons verantwoordelijk voor het tonen van onze advertentie en het verzamelen van je gegevens via een formulier op Facebook of Instagram. Voor wat Meta verder met je gegevens doet, is Meta zelf verantwoordelijk.

Welke gegevens verwerken we?

Je naam en telefoonnummer, en je e-mailadres als je dat geeft.
Je cv en de gegevens daarin, als je dat zelf meestuurt.
Aantekeningen uit gesprekken over je sollicitatie.
De terugkoppeling van de werkgever over je sollicitatie, bijvoorbeeld of je wordt uitgenodigd.
Via welke advertentie of website je reageerde.
Of je toestemming hebt gegeven voor onze talentpool, en wanneer.

Reageer je via Facebook of Instagram? Dan vult Meta je naam en telefoonnummer soms alvast in vanuit je profiel. Je kunt ze aanpassen voordat je verstuurt.

Zet in je cv alleen wat nodig is voor de functie. Laat je burgerservicenummer (BSN), foto, geboortedatum en informatie over je gezondheid, geloof of afkomst weg. Staat er toch zoiets in? Dan gebruiken we dat niet. We maken het onleesbaar of vragen je om een nieuw cv.

Moet je gegevens geven?

Nee, je bent niet verplicht. Maar zonder naam en telefoonnummer kunnen we je niet bellen over de vacature. Een cv is niet verplicht.

Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grond?

Waarvoor	Grond
Contact met je opnemen over de vacature waarop je reageert	Gerechtvaardigd belang: werkgevers en kandidaten bij elkaar brengen. Jij vraagt er zelf om.
Beoordelen of je bij de vacature past en je sollicitatie doorsturen naar de werkgever van die vacature	Gerechtvaardigd belang: werkgevers en kandidaten bij elkaar brengen.
Meten welke campagnes werken: we slaan bij je sollicitatie op via welke advertentie of website je kwam, en hoe je sollicitatie afloopt. Daarmee berekenen we de resultaten per campagne. We gebruiken dit niet om jou te beoordelen.	Gerechtvaardigd belang: onze campagnes verbeteren.
Je benaderen voor andere vacatures (talentpool)	Alleen met je toestemming.

Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen. Er kijkt altijd een mens naar je sollicitatie.

Met wie delen we je gegevens?

De werkgever van de vacature. Die beoordeelt je sollicitatie en belt je. Naar andere werkgevers sturen we je gegevens alleen als je daar toestemming voor geeft.
Replit, Inc. Dat is onze hostingpartij. Daar draaien ons eigen sollicitatiesysteem en onze website. Replit werkt alleen in onze opdracht. We hebben met Replit afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
Meta Platforms Ireland Ltd., als je reageert via een formulier op Facebook of Instagram. Lees hoe Meta met je gegevens omgaat in het privacybeleid van Meta.

We verkopen je gegevens niet.

Waar staan je gegevens?

Ons sollicitatiesysteem en onze website draaien bij Replit in de Europese Unie. Daar slaan we je gegevens op.

Replit: Replit, Inc. is wel een Amerikaans bedrijf. Daarom hebben we met Replit ook de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken, voor het geval je gegevens toch buiten de EU worden bekeken of verwerkt.
Meta: Meta geeft gegevens door aan de VS op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en eigen afspraken. Meer daarover lees je in het privacybeleid van Meta.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Sollicitatie: we verwijderen je gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure voor de vacature. Hebben we je niet kunnen bereiken? Dan geldt dezelfde termijn.
Talentpool: geef je toestemming? Dan bewaren we je gegevens zes maanden langer, zodat we je kunnen benaderen voor andere vacatures. Daarna verwijderen we ze.
Word je aangenomen? Dan bewaren we alleen wat we wettelijk moeten bewaren voor onze administratie. De werkgever bewaart wat nodig is voor je personeelsdossier.

Cookies en bezoekersstatistieken

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om onze website te laten werken, bijvoorbeeld om in te loggen. We plaatsen geen meet- of advertentiecookies.

Wel houden we met Replit Analytics bij hoe onze website wordt gebruikt, zonder cookies. Daarvoor worden netwerk- en browsergegevens verwerkt, zoals je IP-adres en het type browser. Wij zien alleen totalen, zoals het aantal bezoekers per pagina. Dit doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang: onze website verbeteren.

Gaan we ooit meet- of advertentiecookies gebruiken, dan vragen we eerst je toestemming en passen we deze verklaring aan.

Jouw rechten

Je mag:

je gegevens inzien;
je gegevens laten corrigeren;
je gegevens laten verwijderen;
vragen om beperking van het gebruik;
je gegevens in een handig bestand krijgen (overdracht).

Je mag ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang. Doe je dat, dan stoppen we, tenzij we zwaarwegende redenen hebben om door te gaan. Bij een sollicitatie betekent bezwaar meestal dat we je sollicitatie stoppen en je gegevens verwijderen.

Toestemming gegeven voor de talentpool? Die kun je altijd intrekken, net zo makkelijk als je haar gaf. Een mailtje is genoeg.

Mail voor al deze verzoeken naar info@futureformats.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Gaat je vraag over gegevens die de werkgever al heeft? Dan sturen we je vraag door naar de werkgever en laten we je weten dat we dat hebben gedaan.

Klacht?

Neem eerst contact met ons op. We lossen het graag samen op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als er iets verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.